Règlement Intérieur du Centre Français de Secourisme du Loir-et-Cher (CFS 41)

Préambule
Le présent règlement intérieur a pour objectif de préciser les modalités de fonctionnement du Centre Français de Secourisme du Loir-et-Cher (CFS 41) dans le cadre de ses missions de sécurité civile. Il complète les dispositions des statuts de l’association et s’applique à tous les membres dès lors que leur adhésion est effective​. En aucun cas ce règlement n’outrepassera les statuts ou la législation française en vigueur. Chaque membre s’engage à en respecter les clauses afin de garantir une organisation exemplaire, conforme au contrat d’engagement républicain et aux valeurs de l’association.

Adhésion à l’association

Conditions d’adhésion : Toute personne souhaitant devenir membre du CFS 41 doit exprimer sa demande auprès du Bureau de l’association. L’adhésion devient effective après approbation du Conseil d’Administration (CA) et règlement de la cotisation annuelle​. Le nouvel adhérent fournit un dossier complet (formulaire d’adhésion, certificat médical d’aptitude, justificatifs de vaccination, etc.) et accepte sans réserve les statuts et le présent règlement. La cotisation annuelle, fixée par le Bureau, est payable lors de l’inscription puis chaque année lors de l’Assemblée Générale ordinaire​. Elle ouvre droit à l’assurance pour les activités menées au sein de l’association.

Catégories de membres :

• Membres actifs : bénévoles à jour de cotisation, participant aux activités opérationnelles et à la vie de l’association. Ils bénéficient de la couverture assurance et de l’accès à l’ensemble des missions et formations du CFS 41​.

• Membres bienfaiteurs : adhérents à jour de cotisation ne participant pas ou plus aux activités opérationnelles. Ils soutiennent l’association financièrement ou moralement et peuvent, sur invitation, assister à certains événements, sans pour autant intervenir sur le terrain​.

• Membres d’honneur : personnes physiques ou morales désignées par le CA en raison de services éminents rendus à l’association. Ils sont dispensés de cotisation. Ce titre honorifique n’accorde pas de droit de vote, sauf s’ils cumulent une autre qualité de membre.

L’adhésion implique le respect du présent règlement et du Code de conduite interne. Tout manquement grave peut entraîner des sanctions disciplinaires (voir section Sanctions). En cas de cessation d’activité ou de démission, le membre doit en informer par écrit le Bureau. Aucune adhésion n’est définitive : le CA se réserve le droit de refuser ou de radier une adhésion dans les conditions prévues aux statuts (non-paiement de cotisation, motif grave, etc.).

Engagement des bénévoles

Les membres actifs s’engagent à consacrer du temps et de l’énergie aux missions de l’association. Un engagement minimal de 35 heures par an est requis de chaque bénévole actif, que ce soit par sa participation à des dispositifs de secours, des actions de formation, des missions de soutien (maraudes, plans d’urgence) ou des tâches administratives et logistiques. Ces 35 heures annuelles peuvent être réalisées de façon flexible sur l’année civile, en combinant : interventions sur postes de secours, séances de formation (comme formateur ou aide logistique), permanences administratives (gestion, préparation de matériel, etc.), et missions de solidarité (maraudes hivernales, soutien aux populations). Le suivi du temps d’engagement pourra être effectué via les outils internes de l’association (feuilles de présence, application e-CFS, etc.), afin de vérifier le respect de cette contribution minimale.

Chaque bénévole doit participer régulièrement et assidûment aux événements associatifs majeurs. La présence est attendue lors de l’Assemblée Générale (ordinaire et extraordinaire) et des réunions d’équipe importantes​. En cas d’empêchement majeur, il est tenu de prévenir les responsables. Toute absence prolongée (plus de 3 mois sans donner de nouvelles) sera considérée comme une cessation d’activité bénévole : le membre sera alors réputé ne plus souhaiter participer et sera classé comme inactif​. Le retour à un statut actif nécessitera un entretien avec le Bureau qui évaluera les motivations et possibilités de réintégration opérationnelle.

Obligations et déontologie : Un membre qui accepte une mission ou une inscription à un poste de secours doit honorer son engagement. En cas d’empêchement de dernière minute pour une raison valable (force majeure), il doit avertir au plus vite le responsable de mission et le gestionnaire des postes de secours, afin qu’un remplaçant soit trouvé​. Par ailleurs, pour garantir l’indépendance et la disponibilité de chacun, il est interdit d’adhérer simultanément à une autre association agréée de sécurité civile sans autorisation écrite du CFS 41​. Les bénévoles doivent également respecter le Code de la route, les règlements locaux et plus généralement les lois en vigueur pendant l’exercice de leurs missions.

Conséquences du non-respect de l’engagement minimal : La contribution de 35 heures annuelles est une condition d’accès à certains avantages de l’association. Si un membre actif ne participe pas aux activités au niveau attendu sans motif valable, le Conseil d’Administration pourra lui retirer l’accès à divers avantages l’année suivante :

• Priorité ou financement pour de nouvelles formations (le bénévole devra alors financer lui-même tout stage souhaité) ;

• Participation aux postes de secours d’envergure ou événements jugés intéressants (le bénévole peu impliqué pourra se voir écarté des dispositifs prestigieux ou à forte demande) ;

• Avantages sociaux et invitations : privation des tickets-restaurant du bénévole et des invitations aux événements conviviaux de l’association (repas annuels, sorties, cérémonies…).

Ces mesures visent à encourager un engagement équitable et éviter qu’un membre ne profite des ressources de l’association sans y contribuer. Elles ne constituent pas des sanctions disciplinaires infamantes, mais plutôt des restrictions temporaires d’accès à certains bénéfices jusqu’au réengagement actif du membre. En deçà de 35 heures effectuées, le Bureau notifiera le membre concerné des privations qui s’appliqueront. Si le membre justifie de circonstances particulières (par exemple indisponibilité pour raison professionnelle, familiale ou médicale), le Bureau pourra adapter ces mesures au cas par cas.

Formation des membres

Accès aux formations : Le CFS 41 offre à ses membres actifs des formations initiales et continues nécessaires à l’accomplissement des missions de secourisme. Chaque membre a vocation à se former aux premiers secours et aux techniques de soutien, en fonction des besoins de l’association. Pour suivre une formation dispensée ou financée par le CFS 41, le bénévole doit être adhérent à jour de cotisation, et le cas échéant remplir les prérequis du stage visé (âge, diplôme préalable, etc.)​. Le Conseil d’Administration peut limiter l’accès à certaines formations si le bénévole n’a pas suffisamment contribué aux activités de l’association sur l’année écoulée​.

Formations éligibles au dispositif d’avancement de frais : Les formations suivantes, considérées comme stratégiques pour l’association, peuvent faire l’objet d’une avance de frais par le CFS 41 :

• Formations de secourisme en équipe de niveau 1 et 2 (PSE1 et PSE2) pour les nouveaux équipiers de secours ;

• Formations de formateur (Monitorat premiers secours, PAE/F, etc.) pour les bénévoles s’engageant à former à leur tour ;

• Formations aux permis de conduire spécifiques utiles au secourisme : Permis ambulance (permis léger + auxiliaire ambulancier), permis poids-lourd ou permis BE (remorque) nécessaires pour conduire les véhicules de secours de l’association ;

• Toute autre formation jugée nécessaire par le Bureau (ex : formation de logisticien, chef de poste, spécialisation en télécommunication d’urgence, etc.).

Modalités de financement : Pour ces formations éligibles, le bénévolat offre la possibilité d’un préfinancement : l’association peut avancer le coût pédagogique ou exiger du stagiaire une caution équivalente au prix de la formation​. Dans tous les cas, le montant avancé sera remboursé ou considéré comme une charge prise en charge par l’association à condition que le bénévole effectue au minimum 35 heures d’activités associatives dans les 12 mois suivant la formation. Concrètement :

• Si le bénévole finance initialement sa formation (caution versée à l’inscription), cette somme lui sera restituée dès qu’il aura atteint 35 heures de bénévolat actif sur le terrain ou en appui.

• Si l’association paie directement la formation, le bénévole s’engage contractuellement à « rembourser » les frais si son engagement minimal n’est pas atteint dans l’année suivant la formation (au prorata des heures non effectuées éventuellement).

Ce mécanisme vise à responsabiliser les bénévoles formés et à garantir un retour sur investissement pour l’association. Il évite qu’un membre ne bénéficie d’une formation coûteuse sans contribuer ensuite aux missions. Le suivi des heures post-formation est effectué par le Bureau et validé par le CA en fin d’exercice. En cas de non-respect, le CA décidera soit d’encaisser la caution du bénévole, soit de lui facturer les frais de formation au prorata du déficit d’heures.

Formation continue : Tous les secouristes opérationnels détenteurs du PSE1 ou PSE2, ainsi que les formateurs, doivent suivre une formation continue annuelle pour maintenir à jour leurs compétences​. Le responsable Formation de l’association programme des sessions de recyclage (exercices, mise à niveau technique) d’une durée minimale conforme aux référentiels nationaux (par exemple 6 heures annuelles pour les PSE). L’absence injustifiée aux sessions de recyclage obligatoires peut entraîner la suspension de l’habilitation du secouriste jusqu’à régularisation.

Engagement post-formation : Un membre formé (initial ou continue) s’engage à mettre en pratique ses acquis au profit de l’association. Par exemple, un nouveau moniteur secourisme devra intervenir sur un nombre minimum de formations grand public organisées par le CFS 41. De même, l’obtention de la qualification de Chef de Poste implique de tenir ce rôle sur le terrain lors des DPS lorsque l’occasion se présente. Ces engagements spécifiques seront précisés lors de la formation et acceptés par le bénévole.

Missions de secours et activités associatives

Types de missions : Le CFS 41 intervient dans divers cadres opérationnels : postes de secours préventifs, plans d’urgence, maraudes sociales et exercices. Les Dispositifs Prévisionnels de Secours (DPS) constituent l’activité principale : ils peuvent être de petite ou moyenne envergure (DPS-PE/ME) ou de grande envergure (DPS-GE) selon l’événement couvert​. Les bénévoles participent également à des maraudes (tournées de solidarité auprès des personnes sans abri, notamment l’hiver), ainsi qu’aux opérations de soutien à la population lors de situations exceptionnelles (plan ORSEC, recherches de personnes disparues, etc.​). Le CFS 41 réalise en outre des exercices et manœuvres internes ou inter-associatifs pour entraîner ses équipes​. Enfin, l’association peut être sollicitée en renfort par d’autres structures (renforcement de dispositifs d’autres départements, mission conjointe avec la Protection Civile, la Croix-Rouge, etc.). Dans tous les cas, l’engagement sur mission se fait dans le respect du cadre défini par l’organisateur et des conventions d’agrément de sécurité civile.

Inscription et participation : Les activités opérationnelles proposées sont accessibles via l’application interne e-CFS ou par les convocations officielles​. Chaque membre actif volontaire et qualifié peut s’inscrire librement aux missions de son choix, dans la limite des places disponibles et sous réserve de posséder la compétence requise pour le rôle tenu​. En cas d’affluence de bénévoles pour un poste de secours, une sélection peut être effectuée par le gestionnaire des postes en privilégiant l’expérience, la disponibilité antérieure des volontaires, et en veillant à l’équité entre membres (par exemple, en tournant sur les gros événements) conformément aux référentiels nationaux de secourisme​. Un secouriste PSE2 ou PSE1 à jour de formation continue pourra intervenir en équipe secouriste ; un titulaire du PSC1 ou SST sans PSE pourra être intégré comme logisticien ou aide technique sur certains dispositifs​.

Réalisation des missions : Sur le terrain, les bénévoles agissent sous la coordination d’un chef de poste ou du responsable d’équipe désigné. Chaque volontaire doit respecter la chaîne de commandement interne et appliquer les protocoles opérationnels enseignés en formation. La sécurité des bénévoles et du public est prioritaire : le chef de mission peut écarter toute personne dont l’état (fatigue, santé, alcoolémie, etc.) compromettrait la sécurité ou l’efficacité. Durant les missions, les secouristes portent l’uniforme réglementaire (voir section Matériel et tenue) et disposent des équipements de premiers secours adaptés (défibrillateur, trousses, etc.). Toute intervention réalisée est tracée dans un rapport de mission ou une fiche bilan médicale. En fin de mission, l’équipe veille à reconditionner le matériel utilisé et à transmettre toute information utile au responsable matériel ou au Bureau (notamment s’il y a eu des dégâts, consommations de fournitures, etc.).

Maraudes et actions sociales : Les bénévoles participant aux maraudes de l’association reçoivent une formation spécifique sur l’approche des personnes vulnérables (écoute, orientation vers les services sociaux, distribution de vivres/vêtements...). Ces maraudes se font généralement en soirée, par binômes ou équipes, en lien avec les autorités locales (115, SAMU social). La même exigence de respect et de confidentialité s’applique : les bénévoles signent la charte de la maraude et s’engagent à respecter la dignité des personnes rencontrées. En dehors des postes de secours, les maraudes comptent dans le décompte des heures de bénévolat annuel et sont valorisées au même titre que les autres missions.

Obligations en mission : Il est strictement interdit de quitter une mission sans l’autorisation du responsable de dispositif. Tout incident, même mineur, survenu durant une mission (blessure d’un bénévole, matériel perdu, différend avec un tiers, etc.) doit être signalé dès que possible au chef de poste puis consigné dans un compte-rendu au Bureau. Le non-respect des consignes opérationnelles ou tout comportement mettant en péril le bon déroulement d’une mission expose le bénévole à des sanctions disciplinaires (voir Sanctions). En cas d’imprévu majeur (catastrophe, alerte population), l’association peut déclencher un rappel exceptionnel de volontaires en dehors du calendrier prévu ; dans cette situation, chacun est invité dans la mesure du possible à répondre à la mobilisation urgente.

Sanctions et discipline

Manquements et fautes : Constitue une faute tout manquement grave aux statuts, au présent règlement, ou aux lois et règlements applicables (Code de la route lors des déplacements, règles de sécurité, etc.)​. Entre autres, le non-respect du devoir de réserve ou de la confidentialité, la mise en danger délibérée d’autrui, le détournement de matériel de secours, ou toute action portant atteinte à l’image ou aux intérêts du CFS 41 sont considérés comme des fautes. Certaines fautes particulièrement graves pourront être qualifiées de faute grave après examen par le Conseil d’Administration​.

Procédure disciplinaire : En cas de suspicion de faute, le Bureau convoque le membre concerné pour qu’il puisse exposer ses explications​. Après délibération, le Conseil d’Administration décide de la sanction appropriée le cas échéant​​. Les sanctions disciplinaires possibles incluent :

• Avertissement verbal (rappel à l’ordre informel) ou écrit (courrier d’avertissement formalisé)​;

• Suspension temporaire de participation aux activités (le membre reste adhérent mais ne peut plus intervenir pendant une durée déterminée) ;

• Radiation (exclusion définitive de l’association), prononcée notamment en cas de faute grave avérée​.

La décision de sanction est notifiée par écrit (courrier recommandé avec accusé de réception) mentionnant les motifs et la durée ou les effets de la sanction​. En cas de radiation, le membre devra restituer sans délai le matériel de l’association en sa possession (uniforme, documents, etc.) et ne pourra prétendre au remboursement de sa cotisation annuelle. Une faute grave d’un membre du Conseil d’Administration ou du Bureau pourra entraîner la convocation d’une Assemblée Générale Extraordinaire en vue de sa révocation​.

Sanctions liées à l’engagement minimal : Indépendamment des fautes disciplinaires, le non-respect de l’engagement annuel minimal de 35 heures peut entraîner des mesures internes (telles que décrites à la section Engagement des bénévoles) : exclusion des formations financées, des missions majeures et des avantages. Ces mesures ne nécessitent pas la procédure disciplinaire formelle et sont décidées par le Bureau puis avalisées par le CA. Le membre concerné en est informé par écrit ou courriel. Si malgré ces mesures incitatives le bénévole reste inactif une année entière sans motif valable, le CA pourra statuer sur son maintien en tant que membre actif ou le requalifier en membre bienfaiteur (perte de statut opérationnel).

Recours : Tout membre sanctionné peut formuler un recours gracieux auprès du Président de l’association dans un délai de 15 jours suivant la notification. Le Conseil d’Administration réexaminera alors le dossier lors de sa plus proche session et pourra éventuellement alléger la sanction, la confirmer ou l’annuler. En dernier ressort, le membre peut demander à présenter sa défense devant l’Assemblée Générale si la situation le justifie (notamment en cas de radiation contestée). Les litiges internes sont gérés en toute confidentialité, dans le respect des personnes et du contradictoire.

Récompenses et avantages des bénévoles

Le CFS 41 valorise l’investissement de ses bénévoles en offrant des compensations non financières dans le respect de la législation (aucune rémunération n’est versée, l’association étant à but non lucratif). Ces avantages visent à remercier les volontaires tout en restant dans le cadre légal des remboursements de frais.

Prise en charge des repas en mission : Lorsqu’un bénévole participe à un poste de secours ou à une action mobilisant une partie significative de la journée, l’association prend en charge le repas correspondant. Concrètement, sur les missions de plusieurs heures couvrant l’horaire du déjeuner ou du dîner, un repas ou un panier-repas est fourni par l’organisateur ou remboursé sur justificatif (dans la limite d’un plafond raisonnable fixé par le Bureau). Pour les missions de courte durée, des collations ou boissons peuvent être offertes. Ces dispositions garantissent que les bénévoles n’engagent pas de frais personnels pour se nourrir pendant leur service.

Chèques-repas (tickets-restaurant) du bénévole : Conformément à la réglementation française, le CFS 41 peut attribuer des titres-restaurant aux bénévoles accomplissant de manière régulière des tâches administratives ou opérationnelles quotidiennes​. Ce dispositif concerne notamment les bénévoles qui assurent une présence fréquente pour gérer l’association (permanences, gestion du standard, préparation de documents, entretien courant…) ou ceux mobilisés sur de longues plages horaires. Les conditions d’attribution sont les suivantes :

• Le principe des titres-restaurant bénévoles est adopté en Assemblée Générale et financé entièrement par l’association (valeur faciale du titre définie annuellement, sans participation financière du bénévole)​.

• Un bénévole ne peut recevoir qu’un titre-restaurant par repas compris dans le cadre de son activité associative journalière​. Par exemple, un bénévole présent toute la journée au siège ou en télétravail pourra recevoir un titre-restaurant pour son déjeuner.

• Les titres-restaurants sont nominatifs, utilisables uniquement par le bénévole bénéficiaire, et uniquement pour régler un repas (restauration classique ou emporté) conformément à la législation en vigueur​. Ils ne sont pas utilisables les dimanches et jours fériés, sauf mention contraire si l’activité bénévole a lieu ces jours-là​.

• Le Bureau tient à jour la liste des bénéficiaires et le nombre de titres attribués à chacun​. Un contrôle est effectué pour s’assurer que le bénévole a effectivement accompli la mission ou la permanence justifiant chaque titre.

Ce dispositif de chèque-repas du bénévole est un avantage en nature légal et non un salaire : il vise à compenser les frais de repas engagés durant l’accomplissement de la mission bénévole, sans procurer aucun gain pécuniaire. Le montant unitaire du titre respectera le plafond réglementaire, et l’attribution pourra être modifiée par le CA si les règles légales évoluent.

Remboursement des frais : Tous les frais engagés personnellement par un bénévole dans le cadre d’une mission ou pour les besoins de l’association sont remboursables sur justificatifs, avec accord préalable du Bureau. Les frais concernés peuvent inclure : frais de déplacement (carburant, péage – un barème kilométrique interne peut s’appliquer​), frais de stationnement, achats de petit matériel de secours en urgence, etc. Pour être remboursé, le bénévole doit remettre une note de frais détaillée avec les reçus correspondants. L’association encourage également le dispositif de don de frais : un bénévole peut renoncer à se faire rembourser et demander l’émission d’un reçu fiscal de don correspondant, ouvrant droit à réduction d’impôts​.

Valorisation et reconnaissance : Le CFS 41 valorise ses bénévoles par diverses initiatives non financières : remises de diplômes ou attestations d’engagement bénévole en fin d’année, mise en avant de certains volontaires méritants dans la communication interne, invitations à des moments conviviaux (galette des rois, repas de fin d’année, sorties pédagogiques…) pour souder le groupe. De plus, après un certain nombre d’années de service, un bénévole peut se voir décerner un titre honorifique local (ex : lettre de félicitations du Président, nomination comme membre d’honneur selon les statuts) afin de souligner son investissement. Ces reconnaissances, purement symboliques, témoignent de la gratitude de l’association envers celles et ceux qui donnent de leur temps pour sauver des vies.

Matériel, uniformes et locaux

Uniforme et tenue : Chaque membre actif se voit remettre un uniforme officiel du CFS 41 dès sa réussite à la formation PSE1 ou dès qu’il intègre une équipe opérationnelle​. L’uniforme comprend notamment : polo ou tee-shirt bleu avec logo, veste orange et bleu (softshell ou parka aux couleurs de l’association), pantalon technique, ceinture, casquette/bonnet et chaussures adaptées (noires et antidérapantes). Le port de l’uniforme est obligatoire lors de toutes les missions de secours, formations grand public et représentations officielles, sauf indication contraire du Bureau​. En dehors des activités de l’association, le port de la tenue CFS 41 est interdit afin de ne pas créer de confusion dans le public​. Le bénévole est responsable de l’entretien de son uniforme (il doit le maintenir propre et en bon état). En cas de perte ou de dégradation par manque de soin, le Bureau pourra demander une participation financière pour le remplacement. Lorsqu’un membre quitte définitivement l’association ou est radié, il doit restituer son uniforme complet; à défaut, l’association se réserve le droit de facturer les éléments non rendus au prix d’achat​.

Aucun signe distinctif non approuvé (badge personnel, pièce vestimentaire non fournie) ne doit être ajouté sur l’uniforme, à l’exception des insignes réglementaires (écusson du CFS, grade ou fonction si applicable). Par respect de la neutralité, tout signe religieux, politique ou philosophique ostentatoire est proscrit pendant les activités de l’association​. L’apparence des bénévoles doit être compatible avec l’hygiène et la sécurité : cheveux longs attachés, ongles courts et propres, absence de bijoux dangereux, etc.​.

Équipement de secours : Le matériel opérationnel (sacs de secours, défibrillateurs, kits oxygène, brancards, véhicules d’intervention…) est la propriété de l’association​. Il est attribué aux équipes lors des missions et doit être utilisé conformément à sa destination. Après chaque utilisation, le matériel devra être nettoyé, désinfecté si nécessaire, réapprovisionné et rangé à sa place initiale​. Le responsable d’équipe s’assure, en fin de mission, que rien ne manque et signale sans délai au logisticien tout problème (matériel détérioré, consommables à renouveler)​. Aucun matériel ne doit être conservé par un bénévole pour un usage privé ou en dehors des cadres autorisés. Un membre peut toutefois emprunter du matériel ou un véhicule pour une raison liée aux activités (formation externe, mission d’une autre association partenaire, etc.) avec autorisation écrite du Bureau. Dans ce cas, il doit pouvoir restituer l’objet ou le véhicule sous 24h en cas de nécessité urgente​. Tout prêt non autorisé est interdit et passible de sanctions.

Les véhicules associatifs (ambulance de prompt secours, véhicule logistique…) ne peuvent être conduits que par des personnes autorisées par le Bureau, titulaires du permis requis et inscrites sur le contrat d’assurance du véhicule. Le carnet de bord présent dans chaque véhicule doit être rempli à chaque sortie (date, conducteur, motif, km parcourus, incidents éventuels)​. Après usage, le véhicule est ravitaillé si nécessaire (le réservoir de carburant doit être maintenu au moins à moitié plein)​ et nettoyé si sali. Les chasubles haute visibilité et autres équipements se trouvant dans le véhicule doivent y rester en permanence pour ne pas en priver le véhicule lors d’une activation imprévue​.

Locaux associatifs : Le CFS 41 dispose d’un local (siège social ou local opérationnel) mis à disposition pour ses activités. Ce local comprend des espaces de stockage du matériel, un garage pour les véhicules, un bureau administratif et éventuellement une salle de formation. L’accès au local est réservé aux membres de l’association pour l’exercice de leurs fonctions (préparation de mission, réunion, formation…). Il est demandé à chacun de respecter les lieux : maintenir le local propre et rangé, veiller à la sécurité (éteindre les lumières, fermer les portes à clé, activer l’alarme si présente). Le matériel entreposé ne doit pas être emprunté sans autorisation. Une zone de pause peut être aménagée ; chaque utilisateur s’assure de la laisser en ordre et de laver la vaisselle éventuellement utilisée. Le dernier présent doit s’assurer que le local est correctement fermé. En cas de perte d’une clé d’accès, prévenir immédiatement le Bureau.

Informatique et données : Les outils informatiques mis à disposition (ordinateur associatif, tablette, accès Google Workspace, etc.) doivent être utilisés uniquement pour les besoins de l’association. Toute connexion avec les identifiants fournis est personnelle et ne doit pas être partagée​. Les données internes (fichiers adhérents, plannings, comptes rendus) sont confidentielles : il est interdit de les diffuser en dehors du cercle de l’association​. Le CFS 41 respecte la réglementation RGPD sur les données personnelles : chaque membre dispose d’un droit d’accès et de rectification de ses données, et s’engage à ne pas exploiter les informations personnelles d’autrui à des fins extérieures à l’association​.

Organisation et administration de l’association

Gouvernance : Le CFS 41 est administré conformément à la loi du 1er juillet 1901 et à ses statuts. Les organes dirigeant principaux sont :

• L’Assemblée Générale (AG) des adhérents, qui se réunit au moins une fois par an. L’AG ordinaire approuve les comptes, fixe les orientations générales et élit les administrateurs selon les modalités statutaires. Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée pour des questions urgentes ou des modifications statutaires importantes. Chaque membre à jour de cotisation dispose d’une voix délibérative à l’AG.

• Le Conseil d’Administration (CA), composé de membres élus par l’AG, assure la gestion stratégique. Ses membres (administrateurs) sont élus pour la durée prévue par les statuts (généralement deux ans renouvelables)​. Le CA élit en son sein le Bureau de l’association.

• Le Bureau est l’organe exécutif resserré (typiquement Président, Secrétaire Général et Trésorier​, éventuellement Vice-Président ou autres fonctions selon les statuts). Il gère le quotidien de l’association : correspondance, finances courantes, ressources humaines bénévoles. Le Bureau peut prendre des décisions opérationnelles dans le cadre fixé par le CA. Il se réunit aussi souvent que nécessaire et rend compte de sa gestion au CA et à l’AG.

Rôles clés : Le Président représente légalement l’association (signature des conventions, représentation auprès des autorités). Il veille au respect des statuts et du règlement et coordonne l’ensemble des activités​. Le Secrétaire Général gère l’administration interne (convocations, comptes rendus, tenue des registres obligatoires). Le Trésorier est responsable de la gestion financière (tenue des comptes, budget, paiements des dépenses avec autorisation du Bureau). Le Responsable des Opérations (ou « gestionnaire des postes de secours ») planifie les dispositifs de secours et encadre les chefs de poste. Le Responsable Formation planifie les sessions de formation internes et externes​. Le Responsable du Matériel/Véhicules s’occupe de l’entretien et de la disponibilité des équipements​. Ces postes spécifiques peuvent être définis dans l’organigramme interne et s’exercent sous l’autorité du Bureau.

Réunions et décisions : Le CA se réunit périodiquement (selon statuts, par ex. tous les trimestres ou semestre) et à chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige. Les décisions du CA sont prises à la majorité des membres présents ou représentés, avec un quorum fixé par les statuts. En cas de vote serré, la voix du Président est prépondérante (si prévu aux statuts). Le Bureau se réunit plus fréquemment, de manière formelle ou informelle, y compris en visioconférence si besoin, pour traiter les affaires courantes. Il peut prendre des décisions par délégation du CA entre deux réunions de celui-ci, sous réserve de ratification ultérieure si nécessaire. Des commissions internes (formation, communication, logistique, etc.) peuvent être mises en place pour impliquer d’autres bénévoles dans la gestion : leurs modalités de fonctionnement sont fixées par le CA et précisées éventuellement par note interne​.

Documents administratifs : Le Secrétaire tient à jour le registre des délibérations du CA et des AG, signés par le Président et lui-même. Ces procès-verbaux peuvent être consultés par tout membre sur demande, hors données confidentielles. L’association établit chaque année un rapport d’activité (présenté à l’AG) et un rapport financier. En fin d’exercice, si l’association bénéficie de subventions publiques, les comptes sont certifiés sincères et présentés selon les obligations légales de transparence financière​. Le cas échéant, un vérificateur aux comptes ou une commission de contrôle interne peut être désigné par l’AG pour examiner la gestion.

Gestion des effectifs bénévoles : Une liste à jour des membres (avec leurs coordonnées et fonctions) est tenue par le Secrétariat. Chaque bénévole doit signaler rapidement tout changement d’adresse, d’email ou de numéro de téléphone. Ces informations ne sont utilisées que pour la vie associative et ne sont jamais communiquées à des tiers sans consentement (voir section Informatique et données). Le Bureau peut décider d’une période d’essai ou de tutorat pour les nouveaux bénévoles opérationnels, afin de s’assurer de leur bonne intégration. Il peut également suspendre temporairement l’intervention d’un bénévole (sans le radier) s’il estime qu’il a besoin de formation complémentaire ou de repos après un incident.

Communication et image de l’association

La communication externe du CFS 41 est strictement encadrée pour préserver une image cohérente et respecter le devoir de réserve des bénévoles. Seuls les membres du Bureau (ou une personne explicitement mandatée par le Bureau) sont habilités à s’exprimer officiellement au nom de l’association​. À ce titre, la création et la gestion des pages sur les réseaux sociaux, du site Internet officiel et des communiqués de presse relèvent de la responsabilité du Bureau. Il est interdit à un membre, quel que soit son statut, de prendre publiquement la parole au nom du CFS 41 sans y avoir été autorisé au préalable. Toute sollicitation des médias doit être redirigée vers le Président ou la personne désignée pour la communication.

Réseaux sociaux et publications en ligne : Les bénévoles conservent bien entendu leur liberté d’expression à titre individuel, mais ils doivent veiller à ne pas engager l’association. Ainsi, publier sur son compte personnel des photos ou des récits d’interventions est toléré sous réserve de respecter la confidentialité des personnes secourues, de ne pas ternir l’image du CFS 41 et de ne pas divulguer d’informations internes sensibles​. Aucune photo de victime ni aucun commentaire critique sur une mission ne doivent être diffusés publiquement. Par principe, toute publication relative à l’association doit rester neutre et bienveillante. Le Bureau se réserve un droit de regard : en cas de manquement, il pourra exiger le retrait immédiat d’un contenu litigieux​. Par ailleurs, les bénévoles acceptent que durant les missions, des photos ou vidéos puissent être prises par l’association ou des médias partenaires pour promouvoir le secourisme ; en adhérant, ils consentent à l’utilisation de leur image dans ce cadre, sauf opposition écrite de leur part pour un motif légitime.

Utilisation des logos et documents officiels : Le logo du CFS 41 et les modèles de documents (entête, chartes graphiques) sont déposés. Leur usage est réservé aux communications validées par le Bureau. Un membre ne doit pas utiliser le logo ou le nom de l’association pour des initiatives personnelles non approuvées (par exemple organisation d’un événement au nom du CFS sans aval). De même, tout partenariat ou utilisation du nom/insigne du CFS 41 par un tiers doit faire l’objet d’une convention ou d’un accord du Bureau, afin de protéger la propriété du nom et du sigle​. Toute correspondance officielle (courriers aux autorités, demandes de subvention…) doit être signée par le Président ou la personne mandatée, sur papier à en-tête officiel.

Communication interne : En interne, l’information circule via des comptes-rendus, notes de service et l’outil numérique e-CFS. Les notes internes émises par le Bureau ou les responsables (ex : note de cadrage pour un événement, consignes temporaires) ont valeur d’instructions à respecter par tous les bénévoles concernés​. Elles sont diffusées par mail ou sur l’espace collaboratif et archivées pour référence. Chaque membre doit prendre connaissance en temps utile des messages qui lui sont adressés (convocations, ordres de mission, etc.). En cas de changement de coordonnées, il doit le signaler (voir section précédente). Le Bureau s’efforce de maintenir un climat de communication transparent : les questions des bénévoles sont les bienvenues et trouveront réponse lors des réunions d’équipe ou par retour de mail.

Modification et application du règlement

Le présent règlement intérieur a été adopté par l’Assemblée Générale Extraordinaire du (date à insérer), conformément aux statuts de l’association. Il entre en vigueur immédiatement et annule et remplace toute version antérieure. Chaque membre en a reçu un exemplaire (électronique ou papier) et s’engage, par son adhésion, à s’y conformer.

Conformément aux dispositions statutaires, ce règlement pourra être modifié ultérieurement. Les modifications substantielles portant sur les droits et obligations des membres devront être soumises à une Assemblée Générale Extraordinaire pour approbation à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés. En revanche, des ajustements mineurs, des mises à jour légales ou des précisions d’articles techniques pourront être décidés par le Conseil d’Administration puis communiqués aux membres sans délai. Ces modifications mineures entreront en vigueur dès leur approbation par le CA, sous réserve d’aucune objection par la majorité des membres dans le mois suivant la notification.

Le Bureau est chargé du suivi de l’application du règlement intérieur. Il répond aux questions d’interprétation et peut, si nécessaire, proposer au CA des notes explicatives ou des guides pratiques en complément. En cas de contradiction involontaire entre le présent règlement et les statuts, ce sont ces derniers qui prévalent automatiquement. De même, si une clause du règlement devenait contraire à une nouvelle loi ou réglementation, elle serait réputée non écrite mais n’affecterait pas la validité du reste du document.

Enfin, chaque nouvel adhérent doit prendre connaissance du règlement intérieur dès son entrée dans l’association. Un exemplaire à jour est tenu à disposition permanente au siège de l’association et sur l’espace en ligne sécurisé du CFS 41. Le respect de ce règlement par tous garantit le bon fonctionnement du CFS 41, la sécurité de ses bénévoles et la pérennité de ses actions au service de la population. Les membres du CFS 41 sont fiers de s’y conformer et de porter haut les valeurs de solidarité, de discipline et de dévouement qui y sont affirmées.

Ainsi, fait et approuvé par : l’ensemble des membres, en Assemblée Générale Extraordinaire – le 23 mars 2024, à Pouillé (41).